Panggilan video mungkin menjadi norma sekarang di banyak pekerjaan, tetapi mereka tidak menjadi kurang membuat frustrasi atau membatasi sejak pandemi membuat jutaan orang di seluruh dunia pulang untuk bekerja.
Jadi apakah ada cara untuk membuat mereka lebih baik?
Kami bertanya kepada Nora Grasselli, seorang ahli dalam pelatihan kepemimpinan di Sekolah Manajemen dan Teknologi Eropa (ESMT) di Berlin, di mana dia mengajarkan apa yang diperlukan untuk mencapai lebih banyak interaksi dalam pertemuan digital dan meyakinkan di depan webcam.
Sebagian masalahnya adalah karena keterbatasan teknologi.
“Dalam pertemuan virtual, beberapa saluran komunikasi tidak tersedia untuk kami sama sekali. Kontak mata, misalnya. Bahkan, kami banyak berkomunikasi melalui mata, kami menyatakan setuju atau tidak setuju, kami dapat meminta seseorang untuk berbicara atau diam, ”katanya.
Kami juga tidak terdengar sama seperti yang kami lakukan di kehidupan nyata. “Suara kami dan jangkauan nada suara kami juga terbatas. Paket data tidak sepenuhnya ditransmisikan melalui teknologi: Kami sering terdengar sangat nyaring.
“Dan ruangan itu tidak tersedia untuk kami. Kami bahkan tidak bisa dengan cepat menepuk bahu rekan kerja. Terlebih lagi, kami tidak merasakan umpan balik di ruang virtual,” jelasnya.
Jadi apa yang bisa kita lakukan untuk mengimbangi kekurangan ini? Persiapan adalah kuncinya, kata Grasselli. Dia merekomendasikan untuk berlatih presentasi penting di depan kamera dan merekamnya.
“Bahkan jika rekaman berlangsung selama satu atau dua menit dan Anda merasa diri Anda benar-benar mengerikan, Anda belajar banyak tentang dampak Anda sendiri,” katanya.
Anda harus memikirkan audiens Anda dan bagaimana melibatkan mereka, kata Grasselli.
“Menyajikan atau menjelaskan sesuatu selama beberapa menit tidak apa-apa. Tapi setelah itu, saya harus mengaktifkan penonton. Oleh karena itu, rapat yang lebih lama harus selalu mengikuti pola seperti ini: Masukan, aktivitas, masukan, aktivitas.”
Itu bisa termasuk meminta peserta untuk mengambil selembar kertas dan meluangkan waktu sebentar untuk menuliskan ide tentang topik atau pertanyaan tertentu.
Anda juga dapat memasukkan sesi breakout ke dalam rapat Anda di mana para peserta dibagi menjadi kelompok-kelompok yang lebih kecil atau bahkan satu lawan satu.
Masalah lain dalam rapat online adalah orang-orang hanya mematikan, terutama jika rapat berlangsung lama atau tampak tanpa arah. Salah satu solusinya adalah memiliki agenda yang jelas.
“Agenda sangat membantu untuk ini. Dan setiap item agenda harus memiliki kode waktu sehingga semua orang yang terlibat tahu: Di titik mana kita berada dan di mana seharusnya kita berada?” Grasselli menjelaskan.
Pakar juga menyarankan agar tidak setiap pertemuan perlu video call. Terkadang audio saja sudah cukup dan bahkan mungkin lebih baik.
“Hanya berbicara tanpa melihat satu sama lain melalui gambar video membantu kami sedikit rileks. Kita tidak perlu khawatir apakah kita terlihat baik sekarang atau tidak.
“Informasi yang harus kita proses menjadi kurang kompleks. Dan itu membuat semua orang waspada karena kita harus lebih fokus pada apa yang kita dengar,” katanya.
Dalam rapat online, tampaknya hampir tak terelakkan bahwa para peserta melakukan hal-hal lain pada saat yang bersamaan seperti mengobrol dan menjawab email. Grasselli mengatakan fenomena ini disebut “perhatian parsial terus-menerus.”
Dalam hal ini, manajer harus memberikan contoh yang baik dengan tidak menjawab email selama rapat. Selain itu, pertemuan yang lebih lama harus memiliki jeda yang direncanakan yang ditampilkan dalam agenda. Kemudian semua orang tahu kapan mereka akan mendapat kesempatan untuk menjawab email penting.
Bukannya Grasselli berpikir mengobrol di luar topik selama rapat adalah sesuatu yang benar-benar tidak disukai.
“Saya tidak berpikir itu terlalu buruk bahwa peserta mengobrol satu sama lain selama pertemuan. Di satu sisi, itu menggantikan kontak mata yang akan Anda lakukan dalam pertemuan di tempat, ”katanya.
Posted By : hongkong prize
